Les progrès dans la sphère numérique n’ont finalement pas eu de conséquences quantitatives sur la production des documents sur support papier. De nos jours, il est possible de constater que la celle-ci ne cesse d’augmenter. L’un des questionnements qui peuvent survenir au cours de la gestion des archives (qu’elles soient courantes, intermédiaires ou définitives) concerne le conditionnement des documents. Comment et pourquoi conditionner ses documents ?
Avant d’aborder les types des unités de conservation ou encore les unités matérielles de conditionnement, il est approprié de dépouiller la question des nécessités de conditionner et/ou souvent de reconditionner.
En premier lieu, le conditionnement répond à la problématique du regroupement des unités d’archives. Pour ne pas disperser et mélanger les documents, il est important de les grouper de manière qu’ils puissent être utilisés et exploités convenablement lorsque la situation l’exige. Il est également considérablement plus pratique pour la manutention et le rangement.
En second lieu, le conditionnement a pour objectif la protection ou encore la pérennisation des documents de différents facteurs : l’homme, la lumière, l’humidité, la température, les insectes, les micro-organismes, les rongeurs etc.
Il existe plusieurs types d’unités matérielles de conditionnement :
Conteneurs : Ils sont généralement utilisés par les Tiers archiveurs (Tiers archivistes ou encore Prestataires d’archivage) pour le conditionnement de boîtes d’archives.
Le (re)conditionnement dans les conteneurs répond à deux objectifs principaux :
- anonymiser les boîtes car elles comportent souvent des informations sur leur endos. Cela est une obligation propre au métier.
- optimiser la conservation des magasins d’archives
Les conteneurs sont aussi utilisés par certains organismes publics pours la conservation des archives courantes et intermédiaires avant leur versement à l’organisme compétent.
Plus rarement, les sociétés du secteur privé utilisent les conteneurs pour la conservation de leurs documents.
Le principal inconvénient des conteneurs est leur poids qui varie de 15 kg à 25 kg. La manipulation dans le quotidien lorsque les consultations sont fréquentes, peut devenir un calvaire.
Boîtes d’archives : Les boîtes d’archives sont les unités de conditionnement les plus couramment utilisées, quel que soit l’âge des archives. Leurs dimensions sont variables. Il est par conséquent possible de conditionner les documents en fonction de leur format. Ceci dans l’objectif d’éviter les déformations physiques.
Parmi les boîtes existe le « cercueil » (jargon des archivistes). Il s’agit d’une grande boîte d’archives permettant la conservation de documents hors-format. A titre d’exemple, il est possible de conditionner des plans, des cartes ou encore des affiches.
Tubes : Les tubes sont essentiellement utilisés pour le conditionnement des plans d’architectes ou d’autres métiers techniques. La mise sous tube doit également prendre en compte le support des documents : papiers, calques etc.
Pochette : La pochette se présente sous forme d’une enveloppe. Elle peut contenir et protéger des documents issus des fonds iconographiques, comme les photographies, les cartes postales etc.
Liasse : La liasse est un conditionnement de base qui n’assure pas la protection des documents. Elle est fréquemment utilisée lorsque l’organisme ne dispose pas d’un grand budget pour la conservation de ses documents.
Le nombre des types énumérés des unités matérielles de conditionnement ne se résume pas aux exemples ci-dessus. Il est important de noter que les matériaux utilisés pour leur fabrication sont aussi nombreux que les types. Le choix se réalise en fonction de la nature, de la typologie, de l’âge, des finalités et des formats des documents.
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