Les entreprises et l’intérêt de l’archivage chez CADN

Depuis plusieurs siècles l’homme produit des archives. Cette production est le résultat de la démocratisation de l’alphabétisation, de la vie en société, du besoin d’administrer les États etc. Les archives représentent un grand enjeu pour les acteurs du domaine public, mais aussi pour ceux du domaine privé.

En France, l’idée de centraliser la gestion des archives est venue après la bataille de Fréteval (5 juillet 1194). A l’époque, les rois de France se déplaçaient avec leurs archives même sur les champs de bataille. Pendant cet affrontement contre Richard Cœur de Lion, Philippe Auguste a perdu l’intégralité de ses archives. Suite à ce conflit militaire, le roi de France a mis les fondations de l’institution Archives de France avec leur sédentarisation à Paris. Pourtant, la structure et l’organisation des Archives de France, telles que nous les connaissons aujourd’hui, se sont mises en place progressivement après la Révolution. Au fil du temps, l’État a compris que la conservation des archives est cruciale pour administrer les citoyens, pour exercer son pouvoir, mais aussi pour la constitution du patrimoine national.

Avant d’aborder les raisons pour lesquelles les individus et les entreprises doivent conserver leurs archives, nous allons expliquer la définition des archives.

La définition des archives

En France, les archives sont réglementées par le code du Patrimoine. L’article L211-1 les définit  comme « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité »

  • La théorie des trois âges et le lieu de conservation

La « théorie des trois âges » détermine le cycle de vie des archives :

  • Les Archives courantes : il s’agit des documents dont nous utilisons quotidiennement. Par exemple, l’ensemble des papiers sur notre bureau sont considérés comme des archives courantes.

 

  • Les Archives intermédiaires : sont les dossiers clos que nous consultons occasionnellement. Il s’agit souvent des dossiers de clients qui sont dans une armoire, dans la pièce à côté ou dans la cave de l’entreprise. Elles sont fréquemment la cause de la saturation des locaux de l’entreprise et de manque de place.

 

  • Les Archives définitives ou encore historiques : sont les documents qui ont un intérêt historique, scientifique etc.

 

Les documents conservés dans le tiroir d’un bureau, les boîtes qui se trouvent dans un local de préarchivage ou les fonds historiques aux Archives nationales sont considérés au même titre. L’ensemble des documents, quelque soit leur lieu de conservation, sont considérés comme des archives.

 

  • Le support des archives

Quand nous parlons d’archives, nous imaginons souvent de « vieux papiers » au fond de la cave de l’entreprise. Pourtant, il existe une grande diversité d’archives que nous pouvons diviser en sept catégories :

  • textuelles (sur support papier ou numérique)
  • iconographiques (photographies, diapositifs, négatifs…)
  • cartographiques (différents types de cartes)
  • architecturales et techniques (plan, esquisse, croquis…)
  • animées (enregistrements audiovisuels…)
  • sonores (enregistrements sonores, interview à la radio….)
  • numériques (images, fichiers informatiques…)

 

  • Les producteurs d’archives

Les archives et leurs producteurs sont divisés à deux groupes.

D’une part, les Collectivités territoriales, les établissements publics, les personnes morales de droit public, les officiers publics etc. Ces acteurs produisent des archives publiques, soumises à une réglementation particulière.

D’autre part les acteurs privés. Il s’agit des particuliers, mais aussi des Grandes (GE) et des Petites et Moyennes entreprises (PME).

 

  • Les archives des individus sont des documents  : d’état civil, de leurs études, de leur vie professionnelle et sociale etc.
  • Les entreprises produisent et reçoivent des archives relatives à : leur fonctionnement, leurs clients, leurs partenaires et aux autorités administratives

Le métier de l’archiviste

Depuis quelques décennies, le métier de l’archiviste connaît une professionnalisation sans précédent. En France, la formation a été longtemps assurée par l’École nationale des chartes et l’Institut national du patrimoine. Désormais, existent plusieurs formations universitaires qui forment les archivistes au niveau de bac plus cinq. Ces cadres travaillent aussi bien dans les services publics de l’État que chez les entreprises disposant d’un propre service d’archives ou chez les prestataires d’archivage.

 

Aujourd’hui, nous distinguons sans difficulté le médecin du dentiste ou l’architecte de l’ingénieur. Il s’agit des métiers ayant des missions et des fonctions distinctes. Il convient de souligner que cela est aussi valable pour le métier d’archiviste. Il est un  professionnel dans la gestion et la conservation des documents.

Les principales missions de l’archiviste que nous retrouvons aussi bien dans le domaine public que dans le domaine privé sont :

  • Le contrôle de l’application des procédures d’archivage et des textes réglementaires.
  • La collecte et le tri qui consistent à recueillir les archives d’un producteur et de sélectionner les documents à sauvegarder pour une période donnée ou à titre définitif.
  • Le classement et le conditionnement sont les opérations d’organisation intellectuelle et matérielle. Il s’agit de catégoriser le fonds d’archives par thème afin de distinguer les pièces comptables des documents issus du service des Ressources humaines etc. A cette étape, l’archiviste procède au conditionnement ou au reconditionnement des archives. Le choix de la boîte d’archives se fera en fonction la durée de conservation, le format et la nature des documents. Pendant ces opérations l’archiviste rédige l’inventaire des archives. Il permet d’avoir une vision de nos documents mais aussi de retrouver facilement le document qui nous intéresse.
  • La conservation s’effectue dans un magasin ou local d’archives. L’archiviste est en mesure d’appliquer les règles en matière d’aménagement, de pratiques et de contrôle.
  • Les procédures de communication encadrées par l’archiviste sécurisent l’accès aux documents et leur reclassement.
  • L’élimination des archives intervient à la fin de la durée d’utilité administrative. Chaque document doit être conservé pendant une durée minimum légale. Dans certains cas, l’archiviste peut conserver les documents au-delà de ce délai. Par exemple, lorsque les documents ont un intérêt scientifique et historique ou quand le producteur envisage un recours en justice.
  • La valorisation des archives consiste à exploiter le fonds pour des fins culturelles ou des campagnes de marketing. L’archiviste participe à la sélection des documents et à la veille des conditions d’exploitations (manutention, questions juridiques etc.).

Pourquoi archiver

L’existence de l’État, des entreprises et des individus dans notre société contemporaine dépendent en grande partie de l’exploitation des archives. Depuis plusieurs siècles, l’État assure la conservation des archives publiques dans l’intérêt public tant pour l’utilité administrative que pour leur intérêt scientifique et historique. Pour cela, il a mis en place une organisation permettant d’assurer la collecte, le classement, la conservation et la communication des archives. De leur côté, les individus et les entreprises doivent s’occuper de la conservation de leurs documents.

Les archives nous offrent la possibilité d’avoir un contrôle sur l’information depuis sa création, de garantir et de faire valoir ses droits, de répondre à l’obligation législative, d’avoir une trace de ses actions et participations, d’avoir accès à des informations authentiques, de préserver la mémoire etc. C’est pourquoi, les archives publiques et privées doivent faire l’objet d’un traitement efficace et approprié permettant leur conservation et accès aux documents.

 

La mauvaise gestion des archives en interne pourrait provoquer :

  • la saturation des locaux
  • le désordre dans le classement des archives
  • la perte de documents à cause de mauvaises conditions de conservation (thermohygromètrie non-contrôlée, présence de canalisation et de sources de chaleur etc.)
  • la perte d’informations
  • la surcharge de travail
  • etc.

Combien du temps faut-il conserver vos documents ?

La durée de conservation des documents dépend de plusieurs facteurs. Par exemple de leur typologie et de leur valeur juridique. La typologie des documents nous renvoie au type de document : facture, contrat, compte-rendu, fiche de paie etc. La valeur juridique d’un document est plus importante lorsqu’il engage une personne physique ou morale par sa signature.

 

Il existe plusieurs catégories de documents avec de typologies différentes. Ceux que nous rencontrons le plus souvent sont :

  • Les documents civils et commerciaux : contrat, correspondance, police d’assurance etc.
  • Les documents fiscaux : impôt sur les revenus et sur les sociétés, cotation foncière, taxe sur le chiffre d’affaire etc.
  • Les documents relatifs au personnel : bulletin de paie, registre unique du personnel etc.
  • Les pièces comptables : livre et registre comptable, facture client et fournisseurs etc.

 

Vous êtes une entreprise installée en France, dans la région Nord-Pas-de-Calais ou dans l’agglomération de Lille, et vous vous demandez quels sont les documents soumis à une conservation par la loi ainsi que leur durée de conservation. Le Centre d’Archives du Nord est une société d’archivage qui peut vous aider et répondre à ce type de questions, mais aussi d’améliorer la gestion de vos documents et de devenir votre prestataire d’archivage

Le rôle du CADN – Centre d’Archives du Nord dans un projet d’externalisation de la gestion des archives

Le CADN est un professionnel dans le métier de l’archivage. En tant que tiers archiveur, nous sommes en mesure de vous proposer les services suivants :

  • collecte, tri, classement, conditionnement et inventaire de vos archives
  • conservation de vos archives dans des locaux sécurisés, à l’abri des risques naturels et aux vols
  • contrôle d’accès aux documents
  • mise à disposition rapide des documents recherchés

 

Le CADN est en mesure d’assurer l’ensemble des procédures d’archivage et la gestion des documents d’entreprises.

 

Toute entreprise ou association peuvent faire appel à CADN pour externaliser ses prestations d’archivage.

 

  • Exemple 1 : incendie qui se déclare dans les bureaux d’une entreprise lilloise dont les archives intermédiaires sont externalisées chez CADN

Les bureaux des entreprises sont particulièrement concernés par les risques d’incendie, car nous  trouvons des ordinateurs, des photocopieuses et des machines à café à proximités des dossiers.

Le feu représente l’un des plus grands dangers pour les documents. Dans la majorité des cas, les conséquences sont irréversibles. L’incendie peut toucher directement ou indirectement un fonds d’archives par : les flammes, les cendres et/ ou les moyens employés pour l’extinction.

 

Le feu déclaré chez cette entreprise causera la perte d’une faible partie de ces archives courantes, puisque l’essentiel est conservé chez CADN et notamment sa police d’assurance qui lui servira pour faire les démarches auprès de son assureur.

De même, personne ne pourra pas remettre en cause l’existence de l’entreprise, car elle disposera de ses archives et elle fera valoir ses droits et ceux de ses salariés sans difficultés. Ainsi, l’entreprise assurera la reprise de ses activités beaucoup plus rapidement. Il disposera également de l’ensemble des contrats conclus avec ses partenaires, ce qui lui permettra de respecter ses engagements et d’éviter les préjudices.

 

  • Exemple 2 : désaccord entre une société installée à Lille et un prestataire de service d’Arras qui ne respecte pas le contrat

Afin d’attaquer le prestataire en justice l’entreprise lilloise aura besoin du contrat. Grâce aux services du CADN, le client pourra retrouver facilement ses documents. Il suffit de  consulter l’inventaire de ses archives mis en disposition par le CADN, adresser la demande de communication et se faire livrer les documents dans les 24 heures qui suivent.

 

  • Exemple 3 : vol d’archives confidentielles dans une entreprise de Béthune

Le facteur humain est aussi un risque à prendre en compte dans la gestion des archives d’entreprises. La sécurité d’accès aux informations ne doit pas être négligée surtout quand la société dispose de documents à caractère personnel ou de documents qui concernent le secret en matière industrielle et commerciale.

 

Contacter le CADN pour trouver la solution à vos besoins

Pour plus d’information, n’hésitez pas à contacter le Centre d’Archives du Nord pour un simple renseignement ou un devis d’archivage. Retrouvez en détail nos solutions d’archivage physique 

Nous disposons d’une équipe d’archivistes professionnels, capables d’étudier vos besoins et de vous proposer des solutions sur mesure.

 

2 réponses à Les entreprises et l’intérêt de l’archivage chez CADN

Julie says:
19 décembre 2015 à 18h44

Archiver ça permet quand même d’être assez organisé. Personnellement, je suis la reine des archives. Mais petit inconvénient: à force de tout archiver, je ne retrouve plus les documents quand je les cherche. Par la suite, j’ai appris qu’il faut juste bien choisir les classement pour éviter de se perdre.

    23 décembre 2015 à 10h44

    Effectivement, le classement est très important dans la gestion documentaire mais il n’est pas le seul élément à prendre en compte pour parvenir à bien gérer ses archives. Comme vous l’avez souligné à force d’archiver on se retrouve avec un fonds qui ne cesse pas d’augmenter. Pour cela, il est indispensable de mettre en place une procédure d’archivage qui comprend aussi une phase de destruction. De même, l’inventaire est un outil nécessaire à l’accès et à l’exploitation des documents.

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