La masse considérable de documents produits au cours de leurs activités s’explique par la diversité de leurs contacts avec des clients, des fournisseurs et des administrations. Ainsi que par l’évolution des moyens de construction et de normalisation des pratiques qui sont à l’origine de la constitution de grands dossiers.

La conservation et l’exploitation correcte des documents d’architectes représentent un enjeu fondamental pour l’exercice de leurs activités, les intérêts de leurs clients et employés, l’exploitation des ouvrages et l’histoire du métier.

Organisation et typologies des archives d’architectes

Les documents d’architectes s’organisent autour de trois catégories d’archives :

personnelles
relatives au fonctionnement de l’agence
relatives à leurs clients (dossiers de clients ou encore dossiers de projet)

les documents personnels

Le nombre des papiers personnel est souvent très important. Il s’agit fréquemment de travaux d’études, des publications, des diplômes, des concours, des prix (comme par exemple le Prix de l’Équerre d’argent, Grand prix national de l’architecture, Grand prix de l’urbanisme) etc.

les archives du fonctionnement de l’agence

Le fonctionnement des cabinets d’architectes est similaire à celui des autres entreprises. Les documents sont issus du Conseil d’administration, de la Direction, du service des Ressources humaines, du service Comptable, du service Juridique etc. La taille de l’agence et la volonté de la Direction déterminent la façon d’exploitation et de conservation des archives.

Généralement, la documentation des grandes entreprises est organisée et répartie autour des services qui la composent. Pour la gestion de cette masse de documents, il est opportun de disposer d’outils qui garantissent la sécurité et l’accès aux documents.

Il arrive que dans les PME (petites et moyennes entreprises) les documents s’entremêlent. Cela engendre des difficultés de gestion et des risques de perte d’information.

les dossiers clients ou les dossiers de projet

Les dossiers de projet sont les projets de construction, mais aussi les projets théoriques et les dossiers de présentation. Le volume de ces dossiers est très variable : de simple pièce isolée jusqu’aux plusieurs étagères d’archives. L’appel aux services du CADN permet aux architectes d’avoir une vision globale de leur fonds et d’y accéder facilement aux documents recherchés.

Les dossiers de projet sont composés en grande partie de documents graphiques et administratifs. Ils sont issus des cinq étapes de la réalisation d’un ouvrage : la commande, la conception, l’exécution, la réception et l’exploitation.

Les commandes et notamment les commandes publiques sont à l’origine de l’accumulation de beaucoup de documents administratifs comme : les dossiers de consultation, la correspondance, les cadastres, les certificats d’urbanisme etc.

La conception du projet comprend la recherche documentaire et la constitution de plusieurs dossiers. Le volume est souvent constitué d’esquisse, d’avant projet sommaire, d’avant projet détaillé, de projet et de dossier de permis de construire.

A l’exécution sont souvent associés des rapports d’études, des comptes rendus de réunions, des plans techniques de l’architecte, des plans techniques des entreprises etc.

Les documents que nous pouvons trouver au moment da la réception sont : des procès verbaux de réception, des certificats de conformité, des certificats d’achèvement des travaux, des photographies etc.

Une grande partie des ouvrages connaissent des interventions postérieures et en corollaire une production documentaire supplémentaire. Il peut s’agir aussi bien d’entretien que de gros travaux de reconstruction et d’aménagement. Les documents produits à cette étape sont des dossiers d’entretien, des dossiers de contentieux, des dossiers d’intervention architecturale etc.

Les problématiques liées à l’exploitation de fonds d’architectes

L’une des problématiques que les architectes rencontrent est étroitement liée à la masse importante de documents dont la gestion pourrait entraver le bon fonctionnement de l’entreprise.
Le format des plans pose également des problèmes de manipulation et de conservation.
Les outils de travail informatique génèrent la production de fichiers dont la lecture n’est possible que dans certains cas, avec des pro-logiciels. Ces logiciels sont utiles pour la conception et l’exécution du projet, mais un peu moins pour la consultation des documents par les clients puisqu’ils sont illisibles pour les logiciels communs.

Exemple 1 : conditionnement et référencement de plans

Certains plans nécessitent une conservation à long terme. Dans ce cas, le conditionnement adapté est très important pour la bonne conservation de leur contenu. Par exemple, il est déconseillé de les garder pliés. Il est envisageable de les conditionner dans des tubes, dans des meubles à plans (tiroirs), en boîtes sur mesures, en pochette de classement de polyester « Mylar » etc.

Exemple 2 : dossier de projet de plusieurs étagères

L’analyse et la description archivistique sont fondamentales pour la recherche et l’accès aux documents. Lorsque le cabinet dispose d’un inventaire détaillé et hiérarchisé, il peut accéder directement à la pièce recherchée. C’est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit d’un dossier de construction de plusieurs boîtes d’archives. Il est alors très important pour l’architecte et ses interlocuteurs de connaître l’emplacement exact du document.

Le Centre d’Archives du Nord est en mesure d’assurer la bonne conservation mais aussi la rédaction d’un inventaire informatisé permettant la recherche par mot-clé. Ainsi, l’architecte disposera d’un instrument de recherche adapté à ses besoins.

Exemple 3 : plans hors formats consultation par plusieurs interlocuteurs

Les architectes détiennent une multitude de plans « hors format ». Durant la conception et l’exécution d’un projet, ils sont souvent consultés par plusieurs personnes. Nous pouvons donc être confrontés à des problématiques, liées à la manipulation mais aussi à l’éloignement géographique de certains acteurs. Afin de diminuer le nombre de copies et de rendre accessible la version définitive à l’ensemble des collaborateurs, le cabinet d’architectes peut procéder à la numérisation de certains dossiers quotidiennement consultés.

Le Centre d’Archives du Nord et un tiers archiveur qui dispose des compétences et des moyens nécessaires pour prendre en charge, trier, éliminer, classer, inventorier, conditionner, conserver et mettre en dispositions les archives d’architectes. Pour ces procédures nous suivons les recommandations du Service Interministériel des Archives de France.

Nous intervenons dans la gestion des archives des entreprises de la région et sur toute la France. Pour plus d’information, n’hésitez pas à prendre contact avec nous pour un simple renseignement ou un devis d’archivage. Nous disposons d’une équipe d’archivistes professionnels, capables d’étudier vos besoins et de vous proposer des solutions sur mesure.