La conservation des archives est la mission fondamentale de l’archiviste. Dans l’archivistique, le terme « conservation » a plusieurs notions. Il désigne la conservation matérielle, la conservation définitive et la conservation préventive.
- La conservation matérielle consiste à garder physiquement les documents.
- La conservation définitive comprend la sauvegarde des documents pour une durée indéterminée.
- Depuis les années 1980, la notion de conservation préventive se développe également. Elle désigne l’ensemble des mesures prises pour assurer la conservation matérielle des documents dans des conditions appropriées en vue de leur sauvegarde.
De même, il n’est pas rare d’entendre le mot « stockage ». Celui-ci est souvent employé pour désigner l’entreposage dans des locaux de préarchivage. Il fait référence au passage temporaire des documents par le bâtiment de préarchivage avant leur élimination ou conservation définitive. Toutefois, l’évolution de la professionnalisation du métier de l’archiviste et celle des pratiques ne font qu’inciter à l’utilisation du mot « conservation ». Il fait allusion à des règles strictes de sécurité qui s’appliquent aux archives et à leur gestion. La société Centre d’Archives du Nord (CADN) est un prestataire d’archivage privé ou encore un Tiers archiveur disposant des compétences et des moyens nécessaires pour assurer la conservation adaptée des documents. Nombreuses sont les entreprises en France, en particulier celles de la région Nord Pas-de-Calais et de la Métropole lilloise, qui font confiance à CADN pour la conservation et la gestion de leurs fonds documentaires. La conservation est un vaste sujet. Il convient d’évoquer au moins les grandes lignes et les problématiques qu’il est possible de rencontrer. CADN dispose des connaissances des différents supports et matériaux, des facteurs de détérioration internes et externes ainsi que des moyens de lutte contre ces facteurs.
Pourquoi conserver ses archives ?
L’existence de l’État, des entreprises et des individus dans notre société contemporaine, dépendent en grande partie de l’exploitation des archives. Depuis plusieurs siècles, l’État assure la conservation des archives publiques dans l’intérêt commun tant pour l’utilité administrative que pour leur intérêt scientifique et historique. Pour cela, il a mis en place une organisation permettant d’assurer la collecte, le classement, la conservation et la communication des archives. De leur côté, les individus et les entreprises doivent s’occuper de la conservation de leurs documents. Les archives offrent la possibilité d’avoir un contrôle sur l’information dès sa création, de garantir et de faire valoir nos droits, de répondre à l’obligation législative, d’avoir une trace de nos actions et participations, d’avoir accès à des informations authentiques, de préserver la mémoire etc. C’est pourquoi, les archives publiques et privées doivent faire l’objet d’un traitement efficace et approprié permettant leur conservation et accès aux documents. La durée de la conservation des documents est déterminée en fonction de leur valeur juridique, économique, administrative et les intérêts scientifiques et historiques qu’ils représentent. Quelque soit la durée d’utilité administrative des documents, il est opportun de mettre en place les pratiques et les moyens nécessaires afin d’assurer la pérennisation des informations.
Les facteurs de détérioration liés aux supports et aux matériaux utilisés
- Les encres
Dans certains cas, la détérioration des archives est liée aux encres. Jusqu’au milieu du XXème siècle, l’homme l’utilisait des encres « ferrogaliques ». Elles sont très acides et comportent du fer, ce qui provoque, en cas de mauvaises conditions de conservation, la dégradation du papier. Les encres à base d’extrait végétaux apparues au début du XIXème siècle et les encres synthétiques qui ont vu le jour au milieu du XXème sont sensibles au contact avec certains matériaux et à la lumière (naturelle et artificielle) qui provoque leur palissement et en corollaire leur illisibilité.
- Les colles
Qu’elles soient animales, végétales ou chimiques, elles perdent leurs capacités adhésives à cause des variations climatiques qu’il puisse en avoir dans le local de conservation. Elles provoquent également la dégradation des relieurs principalement lorsqu’il s’agit de grands volumes.
- Le papier et le carton
Le papier utilisé dans le quotidien est une matière organique et dans la majorité des cas une matière acide. Ce qui signifie qu’il réagit avec son environnement mais aussi qu’il se dégrade à cause de l’acidité qu’il contient. Il faut toutefois souligner l’existence de papier en pH neutre dont le prix est beaucoup plus élevé par rapport au papier ordinaire vendu dans les commerces.
- Les métaux et les autres matériaux
De même que les élastiques, les autocollants et les pochettes en plastique, les agrafes, les trombones et les autres moyens d’assemblage des feuilles ont des caractéristiques physiques et chimiques particulières. En l’espace de quelques années, ils provoquent la dégradation du papier.
Les facteurs externes de détérioration des archives
- Les polluants
La pollution de l’air a également des répercussions sur les archives. Elle est le résultat des différents types de transports, des activités industrielles et agricoles, des pollens, etc. L’interaction de certains de ces éléments et/ou leur contact avec le papier entraine(ent) des réactions qui provoquent la détérioration des documents.
- La lumière
Il s’agit de la lumière naturelle et artificielle (lampes, flashs, scanners…), mais aussi du rayonnement ultraviolet. Ces facteurs causent le jaunissement et le dessèchement du papier, ainsi que le palissement des encres. Les documents iconographiques sont particulièrement sensibles à la lumière et aux variations du climat.
- L’humidité et la température
Il s’agit de deux éléments prédominants qui influencent l’état sanitaire des archives et leur dégradation. Leurs valeurs doivent rester stables et sans qu’il ait des croisements entre les deux. Par exemple, l’humidité basse et température élevée, provoquerait le dessèchement et des cassures du papier. De même, les variations constatées sur de courte période ont des conséquences sur les documents. Par exemple, très froid durant la nuit et très chaud pendant la journée. La bonne maîtrise du climat peut accroître la durée de vie des archives. Au contraire, l’absence de contrôle peut entrainer le développement de microorganismes, la propagation d’insectes et la détérioration du papier. Puisque le papier est une matière organique, l’humidité trop basse provoque sa déshydratation et fragilisation; l’humidité élevée incite la propagation de moisissures en quelques mois, voire en quelques semaines. La température idéale pour la conservation des archives sur support papier est de 16°C à 20°C et de 40% à 60% d’humidité.
- La poussière
La poussière s’invite constamment dans les bureaux, les locaux de conservation et principalement dans les caves et les greniers, endroits devenus de « véritables » magasins d’archives pour un grand nombre d’organismes publics et privés. La poussière incrustée sur les boîtes d’archives ou directement sur les documents représente un environnement favorable pour le développement de microorganismes. Elle attire les insectes et fournit un milieu favorable à leur évolution.
- Les facteurs organiques et biologiques
Les moisissures font partie des champignons. Elles se nourrissent de matières organiques, fréquemment en état de décomposition. Leur propagation est provoquée par la poussière, l’humidité élevée, l’air stagnant et la contamination. D’où aussi la nécessité de conserver les archives dans un local ventilé. Il faut également noter que les moisissures sont nocives pour la santé du personnel et peuvent provoquer des maladies respiratoires. Les insectes (poisson d’argent, pou des livres, termites) et les rongeurs s’attaquent également au papier. Leur présence dépend de l’étanchéité du bâtiment, du nettoyage régulier et du stockage d’autres types de produits ou de matériaux que le papier dans le local de conservation.
- La manipulation des archives
La négligence des archives et le manque de formation sont à l’origine de mauvaises pratiques qui provoquent la dégradation des documents, comme par exemple, les mains sales et les gestes machinaux. A cela s’ajoute la manipulation régulière d’un ou plusieurs dossiers par un grand nombre de collaborateurs. Pour ce type de dossiers, il est envisageable de les numériser afin de faciliter leur partage et de préserver leur état sanitaire. L’atelier de numérisation du CADN est équipé de nombreux scanners offrant la possibilité de numériser de documents de différents formats. La numérisation est un moyen qui permet de réduire la manipulation mais aussi l’accès aux documents. Les documents qui se trouvent dans des locaux non sécurisés et non fermés sont exposés à des risques de vandalisme, de vol et de désordre. Nombreux sont les organismes qui autorisent l’accès et le « libre service » à ses employés sans que la traçabilité et la sécurité des archives soient assurées. Ces organismes s’exposent eux-mêmes aux éventuels risques mais aussi leurs employés et leurs collaborateurs, car les documents comportent des informations confidentielles et personnelles.
Le mobilier de conservation et le conditionnement des archives
L’empilage, l’entreposage au sol, ainsi que les matériaux, la solidité et le positionnement du mobilier, représentent un facteur important de l’état sanitaire des documents et sur l’accélération de leur dégradation. Par exemple, la conservation sur des étagères en bois favorise la propagation des insectes et de certains microorganismes. Le conditionnement est primordial pour la bonne conservation des documents. Il doit être adapté en fonction du format, de la durée d’utilité administrative et de la typologie des documents.
Les risques liés au feu et à l’eau
Le feu et l’eau sont un grand danger pour les archives. L’inondation et l’incendie peuvent être provoqués par des facteurs internes et externes, comme les catastrophes naturelles. En interne, les sinistres sont causés par les conditions de conservation inadaptées et/ou par les mauvaises pratiques d’archivage. La non-conformité des installations électriques et la présence de canalisations dans les locaux qui abritent les archives sont souvent à l’origine des sinistres.
La conservation chez CADN
La conservation inappropriée des archives peut occasionner leur perte ou dégradation, et par conséquent de nombreux problèmes car les organismes ont besoin de leurs archives pour faire valoir leurs droits et ceux de leurs collaborateurs.
Le CADN est un tiers archiveur qui dispose des compétences et des moyens nécessaires pour prendre en charge, trier, éliminer, classer, inventorier, conditionner, conserver et mettre en disposition les archives de n’importe quel organisme public ou privé. Pour ces procédures, nous suivons les recommandations du Service Interministériel des Archives de France.
Nous intervenons dans la gestion des archives des entreprises dans le secteur de Lille et de toute la France. Pour plus d’information, n’hésitez pas à prendre contact avec nous pour un simple renseignement ou un devis d’archivage. Nous disposons d’une équipe d’archivistes professionnels, capables d’étudier vos besoins et de vous proposer des solutions sur mesure.
